Em cada novo ano é necessário configurar o seu ERP, procedendo à realização de um conjunto de tarefas:
- Abertura do Exercício para o novo Ano
- Criação das séries para os documentos
- Abertura do ano de Recursos Humanos
Explicamos de seguida como fazer estas tarefas, na versão 10 do seu ERP.
Veja também aqui o nosso vídeo sobre a abertura de séries no Primavera.
Abertura do Exercício
Os dados contabilísticos do seu ERP (ex: planos de contas, centros de custo, fluxos, etc.) são armazenados em estruturas anuais, assim todos os anos é necessário fazer a inicialização destas estruturas. O procedimento de abertura do exercício permite criar um novo exercício contabilístico com base num exercício anterior, copiando de forma simples todas as estruturas e configurações para o novo exercício.
Para efetuar a abertura de exercício deverá proceder da seguinte forma:
- Aceda ao Aministrador Primavera
- No painel de empresas, selecione a sua empresa e no painel de operações, selecione a opção Gestão de Exercícios:
3. Será aberto o Assistente de Gestão de Exercícios do ERP. Confirme que pretende avançar selecionando o botão Seguinte. Nas opções apresentadas deverá então selecionar a opção Criar um novo exercício:
3. Deverá de seguida indicar o Ano do Exercício a criar e o Ano base da cópia (normalmente será o ano anterior):
4. Ao prosseguir poderá selecionar todos os dados que pretende copiar do exercício anterior para o novo. Os dados a copiar dependem dos módulos Primavera que estiver a utilizar:
5. Prossiga para confirmar e terminar a criação do exercício.
Abertura das Séries dos Documentos
O Assistente de Criação de Séries permite criar rapidamente as séries para todos os documentos que utiliza, de forma simples e rápida. Pode fazer a criação de uma série totalmente nova, ou criar uma série com base nas propriedades de uma série existente.
Para aceder ao Assistente proceda da seguinte forma:
- Aceda ao Administrador Primavera
- No painel de empresas selecione a empresa onde deseja criar as séries e no painel de operações selecione Base Aplicacional de Negócio|Criação de Séries:
3. O Assistente é inicializado. Prima o botão Próximo e selecione todos os documentos para os quais deseja efetuar a criação de séries. Os documentos encontram-se organizados pelos vários módulos:
4. No passo seguinte indique se pretende criar a série indicando todos os atributos, ou por cópia de uma série já existente. Vamos ilustrar a criação com base numa série existente, procedimento normal no inicio de cada ano. Neste caso deve indicar o nome da série a copiar, por exemplo:
Deve indicar também se a série a copiar é a mesma para todos os documentos e se pretende reiniciar os valores da numeração e dos limites inferiores e superiores da série.
Poderá ainda indicar os atributos da série origem que pretende copiar. Por omissão, todos se encontram selecionados.
5. No passo seguinte preencha o nome da nova série e indique a data inicial e final da mesma, por exemplo:
Selecione o botão Próximo para confirmar as confiurações da nova série e efetuar a sua criação para todos os documentos previamente selecionados.
Abertura do Ano de Recursos Humanos
Se utiliza os Recursos Humanos Primavera, deve efetuar esta operação todos os anos para inicializar os períodos de processamento e copiar a informação de férias dos funcionários.
Pontos a ter em consideração antes da abertura de ano:
- Antes de copiar a informação de férias deve validar se a informação do ano anterior se encontra correta, nomeadamente se todos os dias de férias foram marcados e processados.
- É possível fazer a abertura do ano várias vezes, por isso poderá abrir inicialmente o ano sem a informação de férias e voltar a efetuar a abertura mais tarde, para copiar a informação de férias já validada.
Abertura do ano:
- Aceda ao Administrador Primavera
2. Selecione a empresa para a qual deseja efetuar a abertura de ano dos Recursos Humanos
3. No Painel de Operações selecione Recursos Humanos|Abertura de Ano
4. Se ainda não efetuou a validação de férias do ano anterior, não selecione qualquer opção e prima apenas o botão Confirmar.
5. Se pretende copiar a informação de férias verifique também as seguintes opções:
- Atualizar a informação de férias caso já exista criada – quando selecionada, esta opção sobrepõe a informação de férias que se encontre criada no ano de abertura. É útil se abrir o ano novamente e pretender copiar a informação atualizada das férias.
- Indique os dias de férias a transitar como não gozados para o ano de abertura – existem três opções que podem ser selecionadas:
- dias do ano anterior já marcados no ano de abertura;
- dias marcados no ano anterior, mas não gozados (gozo de férias não processado);
- dias não marcados no ano anterior.
6. Após ter selecionado todas as opções prima o botão Confirmar para efetuar a abertura de ano.
Validações após abertura do ano:
Após a abertura do ano e antes do seu primeiro processamento deve efetuar as seguintes validações:
- Validar a tabela de Períodos no ERP Primavera: pode ser necessário de ajustar os dias úteis dos períodos do ano aberto, já que estes são criados com base nos períodos do ano anterior
- Verifique também o calendário de trabalho, nomeadamente a introdução dos feriados. A Primavera todos os anos disponibiliza a informação dos feriados para carregamento, mas pode necessitar de ajustar os feriados municipais ou períodos de fecho da empresa.